UPF Q&A

Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen over de subsidieregeling Oekraïne Partnerschap Faciliteit (UPF). Aan de antwoorden kunnen geen rechten worden ontleend. Open voor aanvragen View this page in English Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen over de subsidieregeling Oekraïne Partnerschap Faciliteit (UPF). Aan de antwoorden kunnen geen rechten worden ontleend. Achtergrond Is UPF noodhulp? UPF is geen noodhulp. Het programma heeft als doel het duurzaam herstellen van de economie en samenleving in Oekraïne in de sectoren, duurzame energie, gezondheidszorg, water, landbouw en agrofood. Welke insteek heeft UPF4? UPF4 richt zich op het ondersteunen van projecten in partnerschappen om in samenwerking met het (Nederlandse) bedrijfsleven bij te dragen aan de wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving. UPF4-projecten verlichten de druk op de Oekraïense economie en samenleving en leveren een bijdrage aan de sectoren gezondheidszorg, water, duurzame energie en landbouw en agrofood. Het gaat om projecten waaruit een bredere lokale economische en maatschappelijke ontwikkeling voortkomt. De projecten hebben een langetermijneffect op de lokale gemeenschap of op een keten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties. Bedrijven die een voorstel indienen, vinden bij voorkeur aansluiting bij de geprioriteerde wederopbouwplannen van de (lokale) Oekraïense overheid.  UPF4 gaat niet over projecten die uitsluitend ten goede komen aan één (groep van) onderneming(en) of één maatschappelijke organisatie. Kan ik meerdere aanvragen indienen? Ja, dat kan, per partner. Als het van toepassing is per groep of fiscale eenheid waartoe een partner behoort, mogen er maximaal 2 projecten lopen waarvoor subsidie is verleend in het kader van het subsidieprogramma Ukraine Partnership Facility. Hierbij worden de nog niet vastgestelde subsidies uit eerdere openstellingsrondes meegerekend. Is er een voorkeur voor grotere of kleinere projecten? Nee, er is geen voorkeur voor grotere of kleinere projecten. U kunt projectvoorstellen indienen voor een totale omvang vanaf 0,5 miljoen tot 4 miljoen euro. Wordt het beschikbare budget evenredig over de sectoren verdeeld? Nee, er zijn geen geoormerkte bedragen per sector. Er is geen evenredige verdeling over de sectoren. Wie beoordeelt mijn aanvraag? 2 RVO-adviseurs beoordelen uw aanvraag. Kleine onduidelijkheden in uw aanvraag bespreken zij met u. De RVO-adviseurs vragen de Nederlandse ambassade in Kyiv om advies over bijvoorbeeld de lokale context en de impact ervan. Ook raadplegen zij een adviescommissie. Uiteindelijk besluit RVO of een subsidie wordt toegekend volgens de in de Staatscourant beschreven voorwaarden en beschrijving. Bij een eerdere aanvraagronde is mijn aanvraag afgewezen omdat het budget op was. Kan ik in gesprek gaan over mijn eerdere aanvraag en hoe ik deze kan verbeteren? Nee, dit is niet mogelijk. De derde aanvraagronde heeft andere criteria en aangepaste doelstellingen waaraan uw aanvraag moet voldoen. Ook kent deze aanvraagronde een verplichte quickscan. Is een quickscan verplicht? Ja, in deze subsidieronde is er een verplichte quickscan. U kunt deze indienen van 23 oktober 2026, 10:00 uur Nederlandse tijd tot en met 3 december 2026, 17:00 uur Nederlandse tijd. U ontvangt van ons een vrijblijvend advies op uw quickscan. In welke taal dien ik de aanvraag en de rapportage in? De aanvrager vult de subsidieaanvraag, alle bijbehorende documenten en de rapportage in het Engels in. Het is niet mogelijk om een voorstel in te dienen in een andere taal, waaronder het Oekraïens. Jaarrekeningen dient u in het Engels of Nederlands in; deze hoeven niet officieel te zijn vertaald.  De jaar- en eindrapportages na goedkeuring van uw subsidie zijn in het Engels. Kan ik een inceptiefase of een go/no-go moment inbouwen? Nee, dat is niet mogelijk. Uw projectplan moet gaan om een concreet en samenhangend project. De resultaten moeten bijdragen aan het doel dat binnen 4 jaar realistisch moet kunnen worden behaald. Het project moet binnen 2 maanden na de beschikking starten. Haalbaarheidsstudies, inceptiefases, pilots en demonstratieprojecten komen niet in aanmerking voor deze subsidie. Kan ik subsidie aanvragen voor mijn relatief nieuwe product, technologie of project dat zich nog in een experimentele fase bevindt? Nee, deze subsidie is niet bestemd voor experimenten. Projecten moeten een concreet en tastbaar resultaat hebben. Door de risico's in Oekraïne is het minder aannemelijk dat projecten zonder eerder aantoonbaar succes zullen slagen. Proces Wat betekent 'first-come, first-served'? Dit betekent dat wij de subsidieaanvragen rangschikken op volgorde van binnenkomst. Wij nemen alleen volledig ingevulde aanvragen in behandeling, inclusief alle benodigde documenten. Heeft u uw aanvraag ingediend, maar is deze niet volledig? Dan heeft u de mogelijkheid uw aanvraag aan te vullen en zo volledig te maken voordat wij het in behandeling nemen. Hoe dien ik mijn subsidieaanvraag in? Subsidie aanvragen voor UPF gaat via de Engelstalige apply pagina. Hiervoor heeft u eHerkenning nodig, minimaal level 2+ of 3. Heeft u dit nog niet, dan raden wij aan dit eerst aan te vragen. Het aanvraagproces kan tijd kosten. Welke documenten heb ik nodig om subsidie voor UPF aan te vragen? Het online aanvraagformulier, in te vullen door de penvoerder. De link naar het e-loket volgt zodra UPF4 open is voor aanvragen. Als een intermediair de aanvraag indient, dan is autorisatie van de intermediair nodig op een door elke partner ondertekend formulier. Het projectplan. Een projectbegroting, inclusief een liquiditeitsprognose, in het opgegeven Excel-document. De samenwerkingsovereenkomst, getekend door alle partners van het project. Twee recente jaarrekeningen van de penvoerder in het Nederlands of Engels. Is de individuele bijdrage meer dan 25.000 euro? Dan ontvangen wij ook de 2 recente jaarrekeningen van de betreffende partners. Alle partners moeten kunnen aantonen dat ze zorg kunnen dragen voor de eigen bijdrage binnen het project. Op de Engelstalige apply-pagina vindt u de beschikbare documenten voor uw aanvraag. Let erop dat u alle benodigde documenten volledig en in het Engels aanlevert. De aanvraag moet de meest recente gecontroleerde T-1- en T-2-jaarrekening van de penvoerder bevatten. Wat betekenen T-1 en T-2? T-1 en T-2 verwijzen naar het voorgaande jaar (T-1) en het jaar daarvoor (T-2), waarbij de letter T het jaar van indiening van de aanvraag is. Omdat de indieningsperiode start op 4 maart 2027, betekent dit dat: T-1 refereert aan 2026. T-2 refereert aan 2025. Wij vragen u om de meest recente, door een externe, onafhankelijke accountant gecontroleerde jaarrekening van de penvoerder over deze 2 boekjaren (voorafgaand aan het jaar van indiening van de aanvraag) aan te leveren. Zijn deze nog niet beschikbaar? Dan volstaat een niet-gecontroleerde jaarrekening. Wat kan ik aanleveren als er nog geen gecontroleerde jaarrekening over 2026 (T-1) of 2025 (T-2) beschikbaar is? Dan levert u één van de onderstaande documenten aan, in volgorde van voorkeur. Deze volgorde levert een zo goed mogelijk inzicht op in de financiële situatie van de penvoerder, ook als een officiële gecontroleerde jaarrekening nog niet beschikbaar is. Het gaat om: Conceptjaarrekening 2026: een voorlopige versie van de jaarrekening, zo compleet mogelijk. Jaarrekening met samenstellingsverklaring: een door een accountant of boekhouder opgestelde jaarrekening zonder controle, maar wel met een verklaring over de samenstelling van de cijfers. Halfjaarcijfers van de eerste helft van 2026: als de bovenstaande documenten niet beschikbaar zijn, kunnen deze cijfers worden aangeleverd. Let op: deze zijn minder volledig en representatief dan een volledige jaarrekening. Mag ik mijn subsidieaanvraag tussentijds aanpassen? Ja, zolang de regeling openstaat voor aanvragen, mag u uw aanvraag aanpassen door deze in te trekken en opnieuw in te dienen. De kans bestaat dat u dan een minder gunstige positie krijgt in de volgorde van binnenkomst. Nadat uw subsid